Jako biuro rachunkowe wspieramy przedsiębiorców w codziennych wyzwaniach. Przygotowaliśmy ten praktyczny przewodnik wraz z gotowymi wzorami wiadomości. Pomoże on Państwu dostosować się do zmian bez stresu i ryzyka prawnego.

1. Koniec z „wynagrodzeniem owianym tajemnicą”

Najważniejszą zmianą jest dodanie do Kodeksu pracy artykułu 183ca. Wprowadza on obowiązek informowania kandydata o wynagrodzeniu. Musi to nastąpić jeszcze przed nawiązaniem współpracy.

Co dokładnie musi wiedzieć kandydat? Pracodawca będzie musiał przekazać informację o:

• Początkowej wysokości wynagrodzenia lub jego przedziale (tzw. widełkach).
• Odpowiednich zapisach w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania (jeśli obowiązują).

Ważne! Przepisy definiują „wynagrodzenie” szeroko. To nie tylko pensja zasadnicza. Chodzi o wszystkie składniki: premie, dodatki, nagrody, a nawet benefity.

2. Kiedy i jak podać kwotę wynagrodzenia? (Gotowe wzory)

Ustawodawca daje przedsiębiorcom pewną elastyczność. Kandydat musi poznać zarobki najpóźniej przed podpisaniem umowy. Informacja ta ma umożliwić świadome negocjacje.

Najlepiej podać widełki już w ogłoszeniu o pracę. Czasem jednak względy biznesowe na to nie pozwalają. Wtedy macie obowiązek przekazać tę informację przed rozmową kwalifikacyjną.

Poniżej znajdą Państwo gotowe szablony wiadomości. Warto je wykorzystać w korespondencji z kandydatami. Pozwoli to spełnić nowe wymogi prawne.

Wariant A: Styl oficjalny (dla urzędów, korporacji, firm produkcyjnych)

Ten wzór sprawdzi się, gdy zapraszają Państwo kandydata na rozmowę drogą mailową.

Temat: Zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną – [Stanowisko] – informacja o warunkach

Szanowna Pani / Szanowny Panie,

Dziękujemy za przesłanie aplikacji. Chcielibyśmy zaprosić Panią/Pana do kolejnego etapu rekrutacji. Chcemy zapewnić pełną przejrzystość procesu. Działamy też w zgodzie z art. 183ca Kodeksu pracy. Dlatego przed spotkaniem przesyłamy informację o wynagrodzeniu:

• Proponowane wynagrodzenie: [np. 6 000 – 8 000] PLN brutto miesięcznie.
• Składniki dodatkowe: [np. premia regulaminowa do 10%, dodatek stażowy].

Stawka końcowa zostanie ustalona w oparciu o Pani/Pana kwalifikacje. Szczegóły dotyczące spotkania przesyłam poniżej…

Z poważaniem, [Podpis]

Wariant B: Styl swobodny (dla branży kreatywnej, usług, start-upów)

Wzór dla firm, które stawiają na luźniejszą komunikację.

Temat: Twoja aplikacja na [Stanowisko] – porozmawiajmy o konkretach!

Cześć! Twoje CV zrobiło na nas wrażenie i chętnie zaprosimy Cię na rozmowę. Szanujemy Twój czas. Zgodnie z nowymi wymogami prawa, już teraz przedstawiamy budżet na to stanowisko:

💰 Widełki płacowe: [np. 5 000 – 7 000] PLN brutto.
➕ Dodatkowo: [np. system prowizyjny, karta sportowa].

Jeśli te warunki są dla Ciebie OK, spotkajmy się [Data]…

Pozdrawiam, [Podpis]

Wariant C: Sytuacja „Doprecyzowanie” (po rozmowie telefonicznej)

Jeśli umówili się Państwo na rozmowę przez telefon, warto wysłać maila potwierdzającego. Spełni on jednocześnie obowiązek informacyjny.

Temat: Potwierdzenie spotkania rekrutacyjnego

Szanowny Panie / Szanowna Pani,

Nawiązuję do naszej rozmowy telefonicznej. Potwierdzam termin spotkania w dniu [Data]. Dopełniam też obowiązku informacyjnego. Oferujemy wynagrodzenie w przedziale [Kwota od] – [Kwota do] PLN brutto. Kwota ta może wzrosnąć o składniki zmienne z regulaminu.

Do zobaczenia!

3. Zakaz pytania o historię zarobków

To koniec popularnego pytania: „Ile zarabiał/a Pan/i w poprzedniej firmie?”.

Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca nie może żądać informacji o historii zarobków. Dotyczy to obecnego i poprzednich pracodawców. Warto pytać o oczekiwania finansowe kandydata. Nie wolno jednak weryfikować jego przeszłej płacy.

4. Ogłoszenia neutralne płciowo

Nowe przepisy kładą nacisk na równouprawnienie. Ogłoszenia o pracę i nazwy stanowisk muszą być neutralne. Nie mogą sugerować preferowanej płci kandydata.

Jak pisać poprawnie?

• Używać obu form: np. „Księgowy / Księgowa”, „Magazynier / Magazynierka”.
• Stosować formy opisowe: np. „Osoba na stanowisku kierowniczym”.
• Neutralizować nazwy: np. zamiast „Sprzątaczka” – „Osoba dbająca o czystość”.

5. Jak przygotować firmę na zmiany? (Checklista dla pracodawcy)

Do wejścia przepisów w życie pozostało trochę czasu. Warto jednak już teraz uporządkować procesy HR i płacowe.

• Przegląd Regulaminu Wynagradzania: Sprawdź, czy Twoje regulacje są aktualne. Czy jasno definiują składniki wynagrodzenia?
• Ustalenie widełek płacowych: Zdefiniuj realne przedziały wynagrodzeń dla każdego stanowiska. Pamiętaj, że muszą być oparte na obiektywnych kryteriach.
• Weryfikacja nazw stanowisk: Upewnij się, że nazwy w strukturze i ogłoszeniach są neutralne płciowo.
• Szkolenie dla rekruterów: Przeszkol osoby odpowiedzialne za rekrutację. Powinny korzystać z powyższych wzorów. Przypomnij im o zakazie pytania o poprzednie zarobki.