Ochrona Sygnalistów – Nowe Obowiązki Pracodawców od 25 września 2024 r.

Wprowadzenie Ustawy o Ochronie Sygnalistów

W dniu 25 września 2024 r. wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Nowe przepisy nakładają na pracodawców obowiązek wprowadzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.

Cel Ustawy o Ochronie Sygnalistów

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) – dalej u.o.s., ma na celu umożliwienie zgłaszania naruszeń prawa oraz określenie zasad ochrony sygnalistów. Naruszenia prawa mogą dotyczyć m.in. korupcji, zamówień publicznych, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska czy danych osobowych.

Kto Jest Sygnalistą?

Definicja Sygnalisty

Zgodnie z ustawą sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (art. 4 ust. 1 u.o.s.). Sygnalistą może być pracownik, pracownik tymczasowy, prokurent, akcjonariusz, stażysta, wolontariusz oraz inne osoby związane z pracą.

Ochrona Sygnalistów przed Działaniami Odwetowymi

Ustawa zakazuje podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty. Działania takie mogą obejmować zwolnienie z pracy, degradację, odmowę awansu, czy mobbing. W przypadku naruszenia tych przepisów sygnaliście przysługuje prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych i Zewnętrznych

Obowiązek Wprowadzenia Procedur Zgłoszeń Wewnętrznych

Podmioty prawne, zatrudniające co najmniej 50 osób, są zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa. Dodatkowo obowiązek ten dotyczy także podmiotów prowadzących działalność w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Do takich instytucji należą:

• Instytucje finansowe: banki, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne oraz zakłady ubezpieczeń.
• Instytucje kredytowe: banki krajowe i zagraniczne, instytucje pożyczkowe, instytucje pieniądza elektronicznego.
• Podmioty świadczące usługi płatnicze: instytucje płatnicze, operatorzy pocztowi.
• Biura usług płatniczych i kantory wymiany walut.
• Doradcy podatkowi, prawnicy i notariusze.
• Biura rachunkowe świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania sprawozdań finansowych i doradztwa podatkowego.
• Podmioty prowadzące działalność w zakresie hazardu: kasyna, salony gier, zakłady bukmacherskie.
• Pośrednicy w obrocie nieruchomościami.
• Podmioty oferujące usługi powiernicze i zarządzające majątkiem.
• Firmy prowadzące działalność w zakresie wirtualnych walut i kryptowalut.
• Podmioty zajmujące się handlem dziełami sztuki, antyków i innymi wartościowymi dobrami.

Procedury te mają na celu umożliwienie pracownikom i innym osobom związanym z pracą zgłaszania naruszeń prawa bez obawy o działania odwetowe.

Wymagania Dotyczące Procedur Zgłoszeń

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać następujące elementy:

• Kto jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny.
• Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę, wraz z adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej.
• Kto będzie podejmował działania następcze, w tym weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą – powinna to być bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, przy czym funkcję tę może pełnić podmiot lub osoba przyjmująca zgłoszenia, o ile zapewniają bezstronność.
• Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
• Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
• Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych.
• Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia (jeśli potwierdzenie nie było przekazane).
• Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Zgłoszenia Zewnętrzne i Ujawnienia Publiczne

Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub innemu organowi publicznemu. Ujawnienie publiczne to podanie takiej informacji do wiadomości publicznej.

Podmioty Zobowiązane do Przestrzegania Ustawy

Podmioty Prywatne i Publiczne

Obowiązek wprowadzenia procedur dotyczy zarówno podmiotów prywatnych, jak i publicznych. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego obowiązki przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych mogą być realizowane wspólnie w ramach centrów usług wspólnych.

Podmioty Prowadzące Działalność AML

Podmioty prowadzące działalność w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), w tym biura rachunkowe, są objęte obowiązkiem wprowadzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Jest to spowodowane wysokim ryzykiem wystąpienia naruszeń prawa w tym sektorze.

Wyłączenia i Wyjątki

Niektóre jednostki organizacyjne, takie jak gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców, mogą być zwolnione z obowiązku wprowadzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, choć mogą je wprowadzić dobrowolnie.

Sankcje za Niewdrożenie Procedur lub Działania Odwetowe

Kary za Brak Procedur

Podmiot, który nie wprowadzi wymaganych procedur zgłoszeń wewnętrznych, podlega karze grzywny. Sankcje dotyczą również osób, które podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów, w tym kary ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności.

Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych

Podmioty prawne muszą prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz dbać o ochronę danych osobowych sygnalistów. Rejestr powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące zgłoszenia i podjętych działań następczych.

Wejście w Życie Ustawy

Ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. i wejdzie w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem niektórych przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które zaczną obowiązywać 25 grudnia 2024 r.